Mengelola eceran, perdagangan besar dan logistic pasar

• Eceran
  

  Eceran (retailing) meliputi semua kegiatan yang tercakup dalm penjualn barang atau jasa langsung kepada konsumen akhir untuk penggunaan pribadi dan non-bisnis. Pengecer (retailer) atau took eceran (retail store) adalah setiap usaha bisnis yang volume penjualan nya terutama dari eceran.
  

  Setiap organisasi meelakukan penjualn kepada konsumen akhir apakah itu produsen, pedagang besar, atau pengecer. Tidak masalah bagaimana barang atau jasa tersebut di jual (melalui orang, surat, telepon, atau mesin penjaja, atau internet) atau dimana di jual (di took, di pinggir jalan, atau di rumah konsumen).
  

  
   

  • Jenis-jenis pengecer
    

  Dewasa ini, konsumen dap[at membeli barang dan jasa dari berbagai jenis organisasi eceran. Ada pengecer took, pengecer non-toko, dan organisasi eceran. Barang kali, jenis pengecer yang paling terkenal adalah took serba ada.
  

  Jenis-jenis took eceran melewati tahap-tahap pertumbuhan dan penurunan yang dapat di gambarkan dalam siklus hidup eceran suatu jenis took eceran muncul, memiliki masa-masa pertumbuhan yang makin cepat, mencapai kematangan, dan kemudian penurunan. Bentuk-bentuk eceran yang lebih tua memerlikan waktu bertahun-tahun untuk mencapai kematangan; bentuk-bentuk eceran yang lebih baru mencapai kematangan jauh lebih cepat. Took-toko serba ada memerlukan waktu 80 tahun untuk mencapai kematangan, sedangkan gerai-gerai eceran gudang memerlukan 10 tahun.
  

  Tingkat layanan Hipotesis roda-eceran (wheel-of-retailing) menjalankan salah satu alas an mengapa muncul jenis-jenis toko baru. Took-toko eceran konvensional biasanya meningkatkan layanannya dan menaikan harganya untuk menutupi biaya. Biaya yang lebih tinggi ini memberikan peluang bagi bentuk-bentuk took baru menawarkan harga yang lebih rendah dan layanan yang lebih sedikit.
  

  Pengecer dapat memposisikan diri dalm menawarkan salah satu dari empat tingkat pelayanan :
  

1. Swalayan (self-service) adalah landasan semua usha diskon. Banyak pelanggan bersedia melakukan proses meemukan, membandingkan, dan memliih sendiri guna menghemat uang.
   
2. Swapilih (self-selektion) pelanggan mencari barang sendiri, walaupun mereka dapat meminta bantuan.
   
3. layanan terbatas (limited-service) pngecer ini lebih banyak menjual barang belanja, dan pelanggan memerlukan banyak informasi dan bantuan.
   
4. layanan lengkap (full-service) wiraniaga siap membantu dalam setiap tahap proses menentukan, menemukan, membandingkan, memilih tersebut.
   

 

 

 

Dengan menggabungkan tingkat layanan yang berbeda ini dengan berbagai jenis produk yang berbeda, kita dapat membedakan ke empat strategi pemosisian besar yang tersedia bagi pengecer.

Walaupun sangat banyak (97persen) barang di jual melalui toko, eceran non-toko telah tumbuh menjadi lebih pesat dibandingkan dengan eceran toko. Eceran langsung (yang mencakup telemarketing dan internet) penjajalan otomatis dan pembelian:

1. penjualan langsung (juga di sebut penjualan multi-tingkat, pemasaran jaringan) adalah industri senilai $9 miliar, dengan lebih dari 600 perusahaan yang melakukan penjualan dari rumah ke rumah atau melalui pesta penjualan di rumah.
   
2. pemasaran langsung berakar dalm pemasaran surat langsung dan katalog (lands' end, L, L, bean) perusahaan tersebut mencakup telemarketing (1-800-FLOWERS) di antara sebanyak ini e-buy mengalami perkembangan besar-besaran pada akhir 1990-an .
   
3. penjajaan otomatis digunakan untuk berbagai macam dagangan, termasuk barang-barang implus, seperti rokok, minuman, kopi, permen, surat kabar, majalah, dan produk-produk lain seperti kaoskaki, kosmetik, makanan hangat.
   
4. jasa pembelian adalah pengecer tanpa toko yang melayani pelanggan khusus biasanya karyawan organisasi-organisasi besar yang berhak membeli dari daftar pengecer yang telah sepakat untuk memberi diskon sebagi imbalan keanggotaan.
   

 

Eceran korporat walaupun banyak eceran dimiliki secara independent, makin banyak menjadi bagian dari eceran korporat. Organisasi-organisasi eceran kkorporat mencapai ekonomi skala, daya beli yang lebih besar, pengakuan merk yang lebih luas, dan karyawan yang lebih terlatih.

 

• Model baru untuk mendapatkan keberhasilan
  

Dulu pengecer mempertahan kan pelanggan dengan menawarkan tempat-tempat yang yaman, bermacam-macam barang khusus atau unik, layanan yang lebih banyak dan lebih baik dari pesaing, dan kartu kredit toko. Semua ini telah berubah. Dewasa ini, merk-merk nasional, seperti Ralph lauren, polo, calvin klain, dan levi's di temukan di toko-toko seba ada, di gerai-gerai barang, dan di toko-toko diskon. Dalam upaya untuk meningkatkan volume, produsen-produsen merk nasional telah menempatkan barang-barang bermerk, mereka di mana-mana. Akibatnya ialah bahwa berbagai jenis toko eceran telah tumbuh satu sama lain.

Dalam menghadapi pesingyang meningkat dari rumah-rumah dikkon dan toko-toko barang khusus toko serba ada mulai muncul untuk perang kembali. Selain lokasi pusat-pusat kota, banyak toko serba mempunyai cabang dipusat perbelanjaan pinggir kota dengan tempat parir yang luas, dan tingkat penghasilan keluarga yang tinggi.

Dua model untuk keberhasilan toserba tampaknya sedang tampil :

• pendekatan merk eceran yang kuat.
  
• toko showcase
  

 

• keputusan pemasaran
  

kita akan membahas keputusan-keputusan pengecer dalam bidang pasar sasaran, keragaman dan perolehan produk, layanan dan atmosfir toko, harga promosi dan tempat.

Pasar sasaran keputusan terpenting pengecer berkaitan dengan pasar sasaran. Sebelum pasar sasaran ini di di definisikan dan di kenalkan profilnya, pengecer tersebut tidak mungkin mengambil keputusan yang konsisten mengenai keragaman produk, dekorasi toko, pesan dan media iklan, harga, dan tingkat layanan.

Pengecer mengiris pasar menjadi segmen-segmen yang lebih bagus dan mengenalkan lini toko untuk memberiken perangkat tawaran yang lebih relevan untuk meng exploitasi pasar-pasar cela.

Keragaman produk dan perolehan produk keragaman produk pengecer harus sesuai dengan harapan belanja dari pasar sasarannya. Pengecer tersebut harus memutuskan keluasan dan kedalaman keragaman produk.

Tantangan sejati di mulai sesudah menetapkan keragaman produk toko tersebut, dan itu berarti mengembangkan strategi diferensiasi produk.inilah beberapa kemungkinannya ;

1. tonjolkan merk nasional esklusif yang tidak tersedia di pengecer saingan
   
2. tonjolkan barang dagangan merk paling pribadi
   
3. tonjolkan acara-acara penjualan istimewa yang sangat sukses
   
4. tonjolkan barang dagangan kejutan atau yang selalu berubah
   
5. tonjolkan barang dagangan terakhir atau terbaru lebih dahulu
   
6. menawarkan layanan yang menyesuaikan barang dagangan
   
7. menawarkan beragam barang dagangan dengan suasana yang sangat khusus
   

 

Pengadaan setelah memutuskan keragaman produk tadi, pengecer tadi harus memutuskan sumber, kebijakan, dan praktik perolehannya. Produsen menghadapi tantangan besar dalam mencoba untuk menempatkan jenis produk baru ke rak-rak toko. Produsen menawarkan antara 150 dan 250 jenis produk baru kepada pasar swalayan setiap minggu. Yang lebih dari 70 persen di antaranya di tolak bagian pembelian toko.

Pengecer-pengecer cepat meningkatkan kemempuannya dalam memperkirakan permintaan, memilih barang dagang, mengontrol persediaan, mengalokasikan tempat, dan mengatur pajangan. Pengecer tersebut menggunakan komputer untuk melacak persediaan, menghitung jumlah pesanan yang ekonomis, memesan barang dan menganalisis uang yang di belanjakan untuk penjaja dan produk. Ketika pengecer mempelajari ekonomi tentang pembelian dan penjualan produk individual, mereka menemukan bahwa sepertiga dari panjang lapangan persegi mereka terikat pada produk-produk yang tidak menghasilkan laba ekonomi untuk toko sepertiga lainnya umumnya di gunakan untuk memproduksi kategori-kategori yang mencapai ekonomi pulang pokok

Layanan dan atmosfir toko bauran layanan merupakan alat kunci untuk mendiferensiasikan suatu toko dari yang lain. Pengecer juga harus mengambil keputusan mengenai bauran layanan untuk di tawarkan kepada pelanggan :

• layanan pra-pembelian mencakup penerimaan telepon dan pesanan pos, iklan, pajangan etalase,dan interior, kamarpas jam buka toko, peragaan busana, tukar tambah
  
• layanan purna pembelian mencakup pengiriman dan penyerahan, pembungkusan hadiah, penyesuaian dan pengembalian barang, pengubahan dan penyesuaian pemasangan, pengukiran.
  
• Layanan tambahan mencakupinformasi umum, pencairan chek, tempat parkir, restoran .
  

 

Kegiatan dan pengalaman toko pertumbuhan e-commerce telah mendorong pengecer fisik tradisional untuk memberikan tanggapan. Selain keuntungan alamiah, mereka, seperti produk-produk yang dapat secara aktual di lihat, di sentuh dan di coba para pembelanja, layanan pengalaman yang nyata dan tidak ada keterlambatan penyerahan barang bagi pembelian berukuran kecil atau sedang, mereka juga memberikan pengalaman belanja seperti kemampuannya untuk bisa di bedakan karena barangnya langsung di lihat.

Keputusan harga. Harga adalah pemosisian utama dan harus di putuskan dalam kaitannya dengan pasar sasaran, bauran keragaman produk dan layanan, dan pesaingnya. Pengecerjuga harus memerhatikan titik penetapan harga. Kebanyakan pengecer akan menetapkan harga yang rendah untuk beberapa jenis produk yang berfungsi sebagai penarik pengunjung atau barang pemancing

Keputusan komunikasi pengecer menggunakan berbagai alat komunikasi untuk menghasilkan lalulintas pengunjung dan pembelian.mereka memasang iklan, mengadakan obral khusus, menerbitkan kupon potongan harga, dan menjalankan program hadiah untuk orang yang sering belanja, smpel makanan di toko, dan kupon di rak atau di kasir.

Keputusan tempat pengecer sudah terbiasa mengatakan bahwa ketiga kunci keberhasilan adalah "lokai, lokasi dan lokasi" umumnya pelanggan memilih bank dan pompa bensin terdekat. Pengecer dapat menempatkan tokonya di distrik bisnis pusat, pusat perbelanjaan regional, pusat per belanjaan lingkungan, pertokoan atau di toko yang lebih besar.

 

• Kecenderungan dalam eceran
  

  Sekarang, kita dapat meringkaskan perkembangan utama yang perlu di perhatikan pengecer dan produsen dalam merencanakan strategi bersaing.
  

• bentuk dan kombinasi eceran baru
  
• pertumbuhan persaingan antar jenis
  
• persaingan eceran yang berbasis toko dan yang berbasis non toko
  
• pertumbuhan pengecer-pengecer raksasa
  
• kemerosotan pengecer pasar menengah
  
• investasi yang makin tumbuh dalam teknologi
  
• kehadiran global pengecer-pengecer utama
  

 

• Label privat
  

  Merk lebel privat (pengecer, toko,rumah, atau distribusi merk) merupakan merk yang di kembangkan oleh pengecer dan grosir. Beberapa ahli yakin bahwa 50 % batas ilmiah untuk menjualmerk-merk privat, karena :
  

  • konsumen lebih menyukai merk nasional tertentu
    
  • banyak kategori produk tidak mudah di kerjakan atau menarik basis merk privat
    
• Merk rumah
  

Mengapa perantara bersusah mensponsori merk mereka sendiri?

Pertama karena memang lebih menguntungkan. Para perantara mencari produsen dengan pasilitas berlebih yang akan memproduksi label privat dengan biaya rendah .

Kedua pengecer mengembangkan merk tokko ekskusif untuk membadakan merk mereka dari pesaing.

• Ancaman label privat
  

  Para produsen telah beraksi terhadap ancaman label privat, sebagian dengan mengeluarkan banyak uang untuk iklan dan promosi yang di arahkan pada konsumen guna mempertahankan kesukaan yang kuat terhadap mereka. Untuk mempertahankan kekuatan mereka, pemasar merk terkemuka harus melakukan infestasi yang besar dan terus menerus dalam litbang untuk membawa keluar merk baru, perluasan merk, fitur dan perbaikan mutu.
  

  • Mereka harus menunjang program iklan yang menarik untuk mem pertahan kan pengakuan dan kesukaan konsumen.
    
  • Mereka harus menemukan cara untuk bermitra dengan distributor masa yang besar untuk bersama-sama mencari strategi logistik yang ekonomis
    
  • Memangkas semua biaya yang tidak perlu
    

 

• Perdagangan besar
  

  Perdagangan besar meliputi semua kegiatan yang terlibat dalam penjualan barang dan jasa kepada orang-orang yang membelinya untuk di jual kembali atau untuk pengunaan bisnis. Beberapa pungsi yang di gunakan pedagang besar :
  

  • penjualan dan promosi
    
  • pembelian dan penyediaan produk yang beragam
    
  • memecah-mecah jumlah yang sangat besar
    
  • pergudangan
    
  • pengangkutan
    
  • pembiayaan
    
  • penanggung resiko
    
  • informasi pasr
    
  • jasa manajemen dan konsultasi
    

 

• pertumbuhan dan jenis perdagangan besar
  

  sejumlah faktor menjelaskan :
  

  • pertumbuhan pabrik-pabrik yang lebih besar yang terletak agak jauh dari pembeli utama
    
  • produksi sebelum pesanan, bukan sebagai tanggapan atas pesanan khusus
    
  • kenaikan jumlah produsen pelantara dan pemakai
    
  • dan kebutuhan yang meningkat untuk menyesuaikan produk dengan pengguna pelantara dan pemakai akhir dari segi kuantitas, kemasan dan bentuk
    

 

• keputusan pemasaran pedagang besar
  

  distributir pedagang besar telah menghadapi tekanan yang makin meningkat dari sumber-sumber pesaingan baru, pelanggan yang banyak menuntut, teknologi baru, dan program pembelian yang lebih langsung oleh bagian pembelian industri, institusi, dan eceran besar. Salah satu pendorong utamanya adalah meningkatkan produktivitas aset dagang, mengelola persediaan dan piutangya sendiri dengan lebih baik
  

  
   

  Pasar sasaran pedagang besar perlu mendefinisikan pasar sasarannya.mereka dapat memilih kelompok pelanggan sasaran berdasarkan ukuran, jenis pelanggan, kebutuhan layanan atau kriteria lainnya.
  

  Keragaman produk dan layanan produk pedagang besar adlaha keragamannya. Pedagan besar mendapat tekanan besar untuk menyediakan lini lengkap dan memperetahankan persediaan yang memadai untuk dikirimkan segera, tetapi biaya menyimpan persediaan besar dapat menghilangkan laba.
  

  Keputusan harga pedagang besar biasanya menikkan harga pokok barang sebesar presentase konvensional, katakanlah 20%, untuk menutupi pengeluara-pengeluarannya
  

  Keputusan promosi pandanagn besar terutama mengandalkan tenaga penjualannya untuk mencapai tujuan-tujuan promosinya bahkan disini kebanyakan pedagang besar memandang penjualan sebagai satu orang wiraniaga yang bicara dengan satu orang pelanggan alih-alih sebagai upaya tim untuk menjual, membangun, dan melayani pelanggan-pelanggan besar.
  

  Keputusan tempat pada masa lalu pedagangbesar biasanya terletak didaerah-daerah yang biaya sewanya rendah, pajaknya murah,dan hanya mengeluarkan sedikit uang untuk lingkungan fisik dan kantornya.
  

  
   

• Kecenderungan dalam pedagang besar
  

  Produsen selalu mempunyai pilihan untuk tidak menggunakanpedagang besar atau mengganti pedagang besar yang tidak efisien dengan yang lebih baik. Keluhan-keluhan utama produsen terhadap pedagang besar adalah sbb :
  

  • Merek tidak mempromosikan lini produk produsen secara agresif
    
  • Bertindak lebih sebagai penerima pesanan
    

  
   

  
   

• LogistikPasar
  

  Distribusi fisik dimulai dari pabrik. Manajer memilih beberapa gudang dan perusahaan angkutan yang akan mengirimkan barang tersebut ke tujuan akhir pada waktu yang diinginkan atau dengan biaya total terendah. Perspektif lantai penawaran dapat membantu perusahaan mengidentifikasi pemasok dan distributor yang lebih unggul dan membantu keduanya meningkatkan produktifitas yang akhirnya menurunkan biaya perusahaan tersebut.
  

  Logistik pasar mencakup perencanaan infrastruktur guna memenuhi permintaan, kemudian mengimplementasikan dan mengontrol aliran fisik dan barang-barang jadi dari titik asalnya ke titik penggunaan untuk memenuhi tuntutan pelanggan atas laba.
  

  Perencanaan logistik pasar menggunakan empat langkah :
  

  • memutuskan masalah nilai perusahaan tersebut kepada pelanggan-pelangganya
    
  • memutuskan rancangan saluran terbaik dan strategi jaringan untuk menjangkau pelanggan
    
  • mengembangkan keunggulan operasi alam memperkirakan penjualan, manajemen pergudangan, manajemen transportasi dana manajemen bahan
    
  • mengimplementasikan jalan keluar dengan sistem informasi, peralatan, kebijakan, dan prosedur terbaik
    

 

• Sistem logostik terintegrasi
  

  Tugas logistik pasar memerlukan sistem logistik terintegrasi yang melibatkan manajemen bahan, sisten aliran bahan, dan distribusi fisik, yang didukung teknologi informasi.
  

  Sistem informasi memegang peranan yang sangat penting dalam mengelola logisitk pasar khususnya komputer, tempat-tempat penjualan, barkode produk yang seragam, penelusuran satelit, pertukaran data elektronik dan transfer dana elektronik.
  

  Logistik pasar mencakup beberapa aktivitas pertama perkiraan penjualan, dan atas dasar inilah perusahaan tersebut menjadwalkan distribusi produksi, dan tingkat persediaan
  

  
   

• Tujuan Logistik pasar
  

  Banyak perusahaan menyebutkan tujuan logistik pasarnya adalah mengirimkan barang yang tepat ke tempat yang tepat pada saat yang tepat dengan biaya terendah. Suatu perusahaan tidak dapat mencapai efisiensi logistik pasar dengan meminta masing-masing kogistik pasar meminimalkan logostonya sendiri. Biaya logistik pasar saling berinteraksi dan sering berkait secara negatif. Misalnya :
  

  • manajer transportasi lebih menyukai pengiriman melalui kereta api dibandingkan dengan pengiriman udara karena keretan api biayanya lebih rendah. Namun, karena kereta api lebih lambat pengiriman memlalui kereta api menyebabkan modal kerja lebih lama
    
  • Departemen pengiriman menggunakan peti kemas yang murah untuk meminimalkan biaya pengiriman. Peti kemas yang lebih murah mengakibatkan tingkat kerusakan barang yang lebih tinggi
    
  • Manajer persediaan menyukai persediaan yang lebih rendah. Hal ini meningkatkan ketersiadaan pemesanan kembali tuga-tugas administrasi pengiriman angkutan cepat yang berbiaya tinggi
    

 

• Keputusan logistik pasar
  

  4 keputusan utama yang harus diambil berdasarkan logistik pasar :
  

  • Bagaimana sebaiknya pesanan ditangani
    
  • Dimana ketersediaan ditempatkan
    
  • Berapa banyak ketersediaan disimpan
    
  • bagaimana sebaiknya barang disimpan
    

 

Pemrosesan pesanan

Sebagian besar perusahaan dewasa ini mencoba memperpendek siklus pesana hingga pemnayaran yaitu, waktu yang terlewatkan antara penerimaan pesanan, pengiriman, dan pembayaran

Pergudangan

Setiap perusahaan harus mempunyai barang jadi hingga produk tersebut terjual karena siklus produksi dan konsumsi jaringan bersesuaian

Persediaan

Tingkat persediaan melambangkan biaya besar. Wiraniaga tertentu akan menginginkan perusahaanya mempuyai cukup banyak ketersediaan untuk memenuhi semua pesana pelanggan dengan segera. Namun, hal ini tidak akan efektif dalam biaya. Biaya persediaan naik dengan sangat tajam apabila tingkat layanan pelanggan mendekati 100%

Pengangkutan

Pemasar pelru memberi perhatian pada konsumen pengangkutan. Dalam mengirimkan barang ke gudang, penyalur, dan pelangganya, perusahaan tersebut dapat memilih diantara lima cara pengangkutan : kereta api, pesawat udara, truk, kapal laut, dan saluran pipa. Pengirim mempertimbangkan kriteria-kriteria seperti kecepatan, frekuensi, keandalan, kemampuan, ketersediaan, kemudahan pelacakan dan biaya

Read More ..

KOMUNIKASI (PERILAKU ORGANISASI)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar belakang

Mungkinkah kesalahpahaman dalam memahami kata-kata secara harfiah berarti perbedaan antara hudup dan mati? Hal ini bisa terjadi di bisnis penerbangan . sejumlah kecelakaan penerbangan diketahui berkaitan dengan masalah komunikasi. Oleh sebab itu maka disini kami akan menguraikan betapa pentingnya sebuah komunikasi yang baik. Dalam dunia bisnis dan organisasi pun komunikasi adalah kunci utama keberhasilan akan sebuah maksud dan tujuan yang dituju.

Komunikasi juga berhubungan dengan kepuasan karyawan. Yaitu semakin sedikit ketidak pastian, semakin besar kepuasan. Penyimpangan, ambiguitas, dan ketidaksesuaian dalam komunikasi meningkatkan ketidak pastian, dan dengan demikian berdampak negative terhadap kepuasan.

 

1.2    Rumusan Masalah

Disini, kami dari kelompok 1 akan membahas mengenai komunikasi dimana kita akan membahas beberapa kajian yang ada, diantaranya :

1.    Mendeskripsikan proses komunikasi

2.    Membandingkan kekuatan dan kelemahan komunikasi oral dengan tertulis.

3.    Membandingkan efektivitas jaringan rantai, roda, dan semua saluran.

4.    Mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi pemakaian rumor.

5.    Mendiskusikan bagaimana teknologi berbantuan computer mengubah komunikasi organisasi.

6.    Menjelaskan pentingnya saluran yang kaya dalm meningkatkan efektifitas komunikasi.

7.    Mengidentifikasi berbagai hambatan umum dari komunikasi yang efektif.

8.    Mendeskripsikan potensi masalah dalam komunikasi lintas cultural.

Untuk itu kami mencoba membahas kajian diatas serta mencoba memecahkan beberapa kasus yang akan kami munculkan dalam makalah ini.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

 

2.1    Mendeskripsikan Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah langkah-langkah di antara seorang sumber dan penerimanya yang menghasilkan transfer dan pemahaman makna. Pesan tersebut disampaikan dari seorang pengirim kepada seorang penerima. Ia disandikan dengan cara diubah menjadi suatu bentuk simbolis dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada penerima, yang lalu menerjemahkan ulang (membaca sandi ) pesan yang diberikan pengirim.

 

Keterangan:

    Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikiran.

    Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan:

o    Saluran formal adalah saluran-saluran komunikasi yang diciptakan oleh sebuah organisasi untuk menyampaikan pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional para anggotanya.

o    Saluran informal adalah saluran komunikasi yang diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.

    Penerima adalah objek yang menjadi sasaran dari pesan itu, tetapi sebelum pesan tersebut dapat diterima symbol-simbol didalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahamni oleh penerima.langkah ini, disebut penerjemahan sandi dalam pesan.

    Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Mata rantai terakhir dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik.

    Umpan balik adalah sarana pengecekan mengenai seberapa berhasilkah kita telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya.

 

 

    Arah komunikasi

Komunikasi tersebut dapat mengalir secara vertical atau horizontal.

1.    Dimensi vertical dapat dibagi menjadi aliran komunikasi ke bawah dan keatas:

    Ke bawah, komunikasi yang mengalir dari satu tingkatan dalam kelompok atau organisasi ke tingkatan yang lebih rendah.

    Ke atas, komunikasi ke atas mengalir menuju tingkatan yang lebih tinggi, dalam suatu kelompok atau organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada orang-orang yang memegang kekuasaan, memeberi mereka informasi mengenai proses pencapaian tujuan dan menyamapaikan masalah-masalah terkini.

2.    Horizontal, ketika komunikasi terjadi antar anggota dari kelompok kerja yang sama, di antara anggota dari kelompok kerja pada tingkatan yang sama , antarmenejer pada tataran yang sama, atau diantara individu-individu yang setara secara horizontal.

Mengapa komunikasi horizontal tetap dibutuhkan ketika komunikasi vertical yang efektif dalm sebuah kelompok atau organisasi sudah tercipta? Jawabanya adalah bahwa komunikasi horizontal sering kali dibutuhkan unutk menghemat waktu dan membantu koordinasi.

2.2     Membandingkan Kekuatan dan Kelemahan Komunikasi Oral dengan Komunikasi Tertulis

    Komunikasi Antarpersonal terdiri dari :

    Komunikasi Lisan

o    Kekuatan komunikasi lisan terdapat pada kecepatan dan umpan baliknya. Suatu pesan verbal dapat disampaikan dan jawabanya bisa diterima dalam waktu yang singkat.

o    Kelemahan terbesar dari komunikasi lisan terdapat dalam organisasinya atau ketika pesan tersebut harus disampaikan melalaui sejumlah orang. Semakin banyak orang yang harus dilalui oleh sebuah pesan, semakin besar kemungkinan penyimpanganya.

    Komunikasi Tertulis,

o    Kekuatan komunikasi tertulis adalah cara ini mudah dan bisa diversifikasi. Pesan dalam bentuk cetakan membuat pengirim maupun penerima memiliki dokumentai tersebut; dan pesan itu dapat di simpan selama waktu yang tak terhingga.

o    Kelemahannya, komunikasi ini memakan waktu. Meskipun komunikasi tertulis bisa jauh lebih cermat, tetapi komunikasi tulisan juga dapat menghabiskan lebih banyak waktu.

    Komunikasi Nonverbal, komunikasi nonverbal meliputi : gerakan tubuh, intonasi, mimik wajah, dan jarak fisik antara pengirim dan penerima pesan.

o    Komunikasi non verbal bisa menyampaikan hal-hal penting.misalnya: Bahasa tubuh memiliki arti sejauh mana individu menyukai orang lain dan tertatik pada pandanganya dan status relatif yang dirasakan antara pengirim dan penerima.

o    Tetapi kelemahnannya, bahasa tubuh sering kali memperumit komunikasi verbal.

 

2.3    Membandingkan Efektivitas Jaringan Rantai, Roda, dan Semua Saluran

    Jaringan rantai secara kaku mengikuti rantai komando formal. Jaringan ini mewakili saluran-saluran komunikasi yang dapat anda temui dalam suaru organisasi tiga tingkat yang kaku. Efektivitas jaringan rantai adalah yang paling pas jika akurasi menjadi titik fokus anda.

    Jaringan roda bergantung pada satu figur sentral yang bertindak sebagai perantara komunikasi antara semua kelompok.Jaringan roda merupakan contoh dari jaringan komunikasi yang akan anda temukan pada sebuah tim dengan posisi seorang pemimpin yang kuat. Efektivitas struktur roda memfasilitasi munculnya seorang pemimpin.

    Jaringan seluruh saluran memungkinkan semua anggota kelompok untuk saling berkomunikasi secara aktif. Dalam praktiknya, jaringan ini sangat sering dikaitkan dengan tim-tim yang otonom, di mana semua anggota kelompok bebas untuk berkontribusi dan tidak ada orang yang memegang peran pemimpin. Efektivitas jaringan seluruh saluran adalah pilihan yang terbaik bila Anda mementingkan kepuasan anggota.

 

2.4    Mengidentifikasi Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pemakaian Rumor

    Jaringan komunikasi informal

        Sistem formal buknlah satu-satunya jaringan komunikasi dalam sebuah kelompok atau organisasi. Ada pula jaringan informal yang disebut desas-desus. Desas- desus adalah jaringan komunikasi informal organisasi. Desas-desus memiliki tiga karakteristik utama yang menjadi faktor-faktor yang dapat memengaruhi adanya pemakaian rumor:

-    Hal ini terjadi karena tidak adanya kontrol dari manajemen.

-    Oleh sebagian besar karyawan, desas-desus dipandang lebih dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunike-komunike formal yang dikeluarkan oleh menejemen puncak.

-    Desas-desus digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang didalamnya.

Desas-desus merupakan salah satu bagian penting dari jaringan komunikasi kelompok atau organisasi mana pun dan hal itu mesti dipahami. Desas-desus membuat para menejer dapat merasakan moril organisasi mereka, mengidentifikasi memahami kekhawatiran para karyawan.

 

2.5     Mendiskusikan Bagaimana Teknologi Berbantuan Komputer Mengubah Komunikasi Organisasi

Komunikasi berbasis komputer terdiri dari :

    E-mail.

Mengubah komunikasi organisasi secara dramatis contohnya email dapat mengurangi jumlah memo, surat, dan panggilan telepon yang pada masa lalu digunakan untuk berkomunikasi diantara mereka senridi dengan para pemasok, pelanggan atau pihak-pihak yang berkepentingan lain.

    Pesan instan
/ Instant Messaging. Merupakan sebuah cara yang cepat dan murah bagi para menejer untuk tetap berhubungan dengan para karyawan dan bagi karyawan untuk tetap berhubungan satu sama lain tanpa dibatasi oleh jarak.

    Koneksi internet dan ekstranet.

Dengan menggunakan intrnet perusahaan, dapat melakukan tukar menukar ide mengenai semua hal dari bagaimana untuk mempertahankan karyawan hingga cara untuk bekerja lebih cepat tanpa menurunkan kualitas.

Dengan ekstranet perusahaan mampu menghubungkan karyawan-karyawan internal dengan pemasok, pelanggan, dan rekan strategis tertentu.

    Konferensi Video. Sistem ini memungkinkan para karyawan dalam sebuah oeganisasi untuk mengadakan pertemuan dengan orang yang berada di lokasi yang berlainan.

 

2.6    Menjelaskan pentingnya saluran yang kaya dalam meningkatkan efetivitas komunikasi

Kekayaan saluran adalah jumlah informasi yang dapat disampaikan selama satu episode komunikasi. Artinya hal ini menawarkan lebih dari satu petunjuk informasi (kata-kata, postur, mimik wajah, sikap, intonasi) Beberapa saluran kaya memiliki kemampuan untuk:

1)    Menangani lebih dari satu petunjuk pada waktu bersamaan,

2)    Memfasilitasi umpan balik yang cepat

3)    Bersifat sangat pribadi

Dengan kekayaan saluran Para menejer dapat secara efisein mengomunikasikan pesan-pesan rutin melalui berbagai saluran yang lebih miskin (melalui email) tetapi, mereka hanya bisa mengomunikasikan pesan-pesan tidak rutin secara efektif melalui saluran-saluran komunikasi yang kaya.

        Para eksekutif ini mengandalkan saluran komunikasi yang lebih kaya untuk menyampaikan berbagai pesan yang ambigu yang perlu merfeka sampaikan. Contohnya pasa saat perusahaan mengadakan pemberhentian besar-besaran, melakukan konsolidasi, dan memperkenalkan produk.

2.7 Mengidentifikasi berbagai hambatan umum dari komunikasi yang efektif

Ada beberapa hambatan yang berpotensi memperlambat atau menyimpangkan komunikasi yang efektif. Yang terdiri dari :

    Penyaringan. Manipulasi informasi oleh pengirim sehingga akan lebih nyaman bagi pihak penerima. Faktor utama dari penyaringan adalah jumlah tingkatan vertikal dalam hierarki organisasi, semikin banyak kesempatan terjadinya penyaringan.

    Persepsi Selektif. Persepsi selektif kembali muncul di sini karena penerima, dalam proses komunikasi, secara selektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka yang lain.

    Kelebihan Informasi. Adalah suaru kondisi dimana aliran informasi yang masuk melebihi kapasitas pemrosesan seorang individu. Apabila seseorang memiliki lebih banyak informasi, mereka cenderung untuk mengabaikan, mengalihkan, atau melupakan informasi tersebut.

    Emosi. Apa yang tengah dirasakan penerima ketika menerima suatu komunikasi akan memengaruhi cara ia menerjemahknya. Pesan yang sama yang diterima pada saat anda marah atau bingung tak jarang diterjemahkan secara berbeda dari ketika anda sedang bahagia. Dalam keadaan seperti itu kita cenderung mengabaikan proses pemikiran rasional dan objektif kita serta menggantikanya dengan penilaian emusional.

    Bahasa. Kata-kata bisa memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Umur, pendidikan, dan latar belakang kultural adalah tiga variabel menonjol yang memengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan definisi yang ia berikan pada kata-kata.

    Kesulitan Komunikasi. Adalah ketegangan dan kegelisahan yang tidak semestinya terkait komunikasi lisan, komunikasi tertulis, atau keduanya.

        Isu-isu terkini dalam komunikasi dapat menjadi hambatan bagi komunikasi yang efektif antara lain terdiri dari :

    Hambatan – hambatan komunikasi antara perempuan dan laki-laki

        Kajian klasik yang dijalankan oleh Deborah Tannen memberi kita beberapa wawasan penting mengenai perbedaan antara kaum perempuan dengan laki-laki dalam hal gaya percakapan mereka. Secara khusus, Tannen mampu menjelaskan mengapa gender sering kali menciptakan hambatan komunikasi lisan.

        Intisari dari riset Tannen adalah bahwa kaum laki-laki menggunakan pembicaraan untuk menekankan status. Sementara kaum perempuan menggunkanya untuk menciptakan koneksi. Kesimpulan ini tentu saja tidak dapat diterapkan pada setiap laki-laki atau setiap perempuan. Seperti dinyataknnya, generalisasinya adalah bahwa " suatu persentase yang tinggi dari kaum perempuan atau laki-laki sebagai sebuah kelompok berbicara dengan cara tertentu, atau perempuan dan laki-laki secara individual lebih berkemungkinan untuk berbicara dengan satu cara tertentu atau dengan cara lainya. "

Sikap diam sebagai komunikasi

        Sikap diam bisa berarti seseorang merasa khawatir dan takut unutk berbicara. Sikap diam dapat menunjukan sinyal persetujuan, perbedaan pendapat, frustasi, atau kemarahan. Ketidakmampuan untuk secara cermat memerhatikan dan memahami sikap diam dalam sebuah percakapan dapat mengakibatkan hilangnya satu bagian vital dari pesan. Para komunikator yang cerdas tak akan melewatkan kesenjangan, jeda. Dan keragua-keraguan yang muncul.

Komunikasi yang "benar secara politik"

    Kita harus sensitif terhadap perasaan orang lain. Kata-kata tertentu dapat menstereotipkan, mengintimidasi, dan menghina orang lain. Dalam suatu angkatan kerja yang semakin beragam, kita mesti peka terhadap bagaimana kata-kata bisa menyinggung perasaan orang lian. Namun, ada satu sisi buruk dari kebenaran politis. Kebenaran politis memperumit perbendaharaan kata kita, makin mempersulit orang untuk berkomunikasi. Untuk mengilustrasikanya, anda mungkin mengetahui arti dari ketiga istilah berikut ini : sampah, kuota, dan perempuan.

        Tetapi, setiap kata ini juga dapat didapati bisa menyinggung perasaan satu kelompok tertentu atau lebih. Kata-kata ini telah diganti dengan istilah seperti material sisa pascakonsumsi, ekuitas edukasional, dan kaum gender. Malahnya adalah bahwa kelompok istilah yang disebut terakhir ini memiliki kemungkinan kurang bisa menyampaikan pesan bila dibandingkan kata-kata yang mereka gantikan.

2.8    Mendeskripsikan potensi masalah dalam komunikasi lintas kultural

Komunikasi yang efektif sulit dicapai bahkan dalam kondisi yang ideal. Berbagai faktor lintas kultural jelas-jelas meningkatkan potensi masalah komunikasi. Yang terdiri dari :

    Hambatan –hambatan kultural

        Seorang pengarang menemukan empat masalah khusus yang terkait dengan kesulitan-kesulitan bahasa dalam komunikasi lintas kultural.

1)    Hambatan yang disebabkan semantik, kata –kata memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda.

2)    Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata, kata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam bahasa yang berbeda.

3)    Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada bicara, dalam beberapa kultur, bahasa bersifat formal, sementara dalam kultur lain informal.

4)    Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi, orang yang berbicara dengan bahasa yang berbeda sebenarnya memandang dunia dalam cara yang juga berbeda.

 

    Konteks kultural

        Pemahaman yang lebih baik atas hambatan-hambatan kultural ini dan berbagai impilikasinya terhadap komunikasi lintas kultural dapat dicapai dengan cara memerhatikan konsep kultur konteks tinggi dan rendah.

        Kultur konteks tinggi adalah kultur yang sangat mengandalkan petunjuk-petunjuk nonverbal dan situasional yang halus ketika berkomunikasi dengan orang lain. Kultur konteks rendah adalah kultur yang sangat mengandalkan kata-kata untuk menyampaikan makna dalam komunikasi.

    Sebuah panduan kultural

        Anda mungkin akan menjumpai lebih sedikit kesulitan jika orang tersebut datang dari konteks kultural yang mirip dengan anda. Selain itu, keempat panduan berikut kiranya membantu:

1.    Asumsikan perbedaan hingga kesamaam ditemukan.

2.    Tekankan deskripsi alih-alih interprestasi atau evaluasi.

3.    Praktikan empati.

4.    Perlakukan interprestasi anda sebagi hipotesis kerja.

 

BAB III

KASUS

PERTANYAAN UNTUK BERFIKIR KRITIS

1.    "komunikasi yang tidak efektif merupakan kesalahan si pengirim." Setuju atau tidak setujukah anda dengan peryataan tersebut?. Jelaskan

 

    Tidak setuju. Ketidakefektifan komunikasi dapat diakibatkan oleh berbagai macam hambatan, meliputi: masalah persepsi, muatan informasi yang berlebihan, atau perbedaan cultural

 

2.    Apakah yang dapat anda lakukan untuk meningkatkan kemungkinan bahwa komunikasi anda akan diterima dan dipahami seperti yang anda inginkan?

 

    Memahami lawan bicara anda(umur, pendidikan, latar belakang kultural)

    Menggunakan bahasa/kata yang lazim atau mudah dimengerti

 

3.    Bagaimanakah para manajer dapat memanfaatkan cara desas-desus demi keuntungan mereka?

    manajer dapat memanfaatkan desas-desus dengan membuat desas-sesus dikalangan karyawan untuk tujuan-tujuan tertentu , seperti melakukan suatu pernyataan kepada seorang karyawan yang dianggap vokal dikalangan karyawan, dengan begitu desas-sesus dikalangan karyawan dapat mungkin terjadi.

4.    Menggunakan konsep kekayaan saluran, berikan contoh-contoh pesan yang paling baik disampaikan melalui e-mail, komunikasi tatap muka, dan pada papan buletin perusahaan.

 

    Pesan e-mail: melalui tulisan atau symbol

    komunikasi tatap muka: melalui komunikasi lisan/kata-kata dan biasanya dengan komunikasi nonverbal seperti bahasa tubuh atau gerakan tubuh.

 

5.    "sebagian besar orang adalah pendengar yang buruk." Setuju atau tidak setujukah anda dengan peryataan tersebut. Beri penjelasan pada pendapat anda?

 

    Tidak setuju, bukan karena sebagian orang adalah pendengar yang buruk, melainkan bagaimana cara penyampaian komunikasi kita yang kurang baik.

    Dimana komunikasi yang baik terletak pada kecepatan dan umpan baliknya, jika komunikasi tersebut baik maka akan timbul respon yang cepat dari lawan bicara.

 

Dilema Etika

MENDEFINISIKAN BATASAN-BATASAN TEKNOLOGI

Anda bekerja untuk sebuah perusahaan yang tidak memiliki kebijakan khusus mengenai pemakaian computer dan internet yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Perusahaan juga tidak memiliki alat-alat pemantau elektronik untuk mengatur dan menentukan apa yang dilakukan para karyawan dengan computer mereka. Apakah ada diantara tindakan-tindakan berikut yang tidak etis? Jelaskan pendapat anda untuk setiap poin:

a.    Menggunakan system e-mail perusahaan untuk keperluan pribadi selama hari kerja.

b.    Bermain permainan computer selama hari kerja.

c.    Menggunakan computer kantor Anda untuk melakuka belanja melalui Internet selama hari kerja.

d.    Mencari pasangan di sebuah situs web layanan kencan di internet selama hari kerja.

e.    Mengunjungi situs web "dewasa" dengan computer kantor selama hari kerja.

f.    Semua aktifitas tersebut dilakukan sebelum atau sesudah jam kerja normal.

g.    Bagi para telekomuter yang bekerja dari rumah, menggunakan computer dan akses Internet yang disediakan dan dibayar oleh pemberi kerja anda untuk mengunjungi situs belanja atau layanan kencan di internet selama jam kerja normal.

 

JAWABAN UNTUK DILEMA ETIKA :

a.    Menggunakan system e-mail perusahaan untuk keperluan pribadi selama hari kerja.

    Hal ini tidak etis dilakukan karena e-mail pun bila kita tidak dapat menggunakannya secara bijak, justru akan menjadi pengganggu bagi aktivitas kerja. Dan tentunya system e-mail perusahaan ini harusnya dipakai oleh karyawan untuk keperluan perusahaan, bukan untuk keperluan individu.

b.    Bermain permainan computer selama hari kerja

    Bermain permainan dalam computer memang berguna untuk menghilangkan stress ketika bekerja, namun yang menjadi masalah apabila karyawan bermain computer selama hari kerja, hal ini yang menjadi tidak etis. Baiknya karyawan bermain permainan computer ketika waktu luang atau istirahat saja.

c.    Menggunakan computer kantor untuk melakukan belanja melalui internat selama hari kerja

    Hal ini pun tidak etis. Seharusnya penggunaan computer kantor untuk kepentingan kantor pula. Belanja melalui internet apalagi selama hari kerja akan sangat mengganggu aktivitas kerja dan mengurangi konsentrasi kita pada pekerjaan.

d.    Mencari pasangan di sebuah situs Web layanan kerja selama hari kerja

    Tidak etis, karena hal-hal pribadi sebaiknya dilakukan tidak pada hari kerja.

e.    Mengunjungi situs Web "dewasa" dengan computer kantor anda selama hari kerja

    Hal ini tidak etis dan sangat mengganggu aktivitas kerja dan mengurangi konsentrasi kita pada pekerjaan.

f.    Semua aktivitas tersebut dilakukan sebelum atau sesudah jam kerja normal

    Apabila hal-hal diatas dilakukan diluar jam kerja, mungkin boleh saja dilakukan. Yang penting tidak menggangu aktivitas kerja dan tidak menggunakan fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi yang berlebihan.

g.    Bagi para telekomuter yang bekerja dari rumah, menggunakan computer atau internet yang disediakan dan dibayar oleh para pemberi kerja anda untuk mengunjungi situs belanja atau layanan kencan di internet selama jam kerja normal.

    Tidak etis, perusahaan memberi fasilitas kepada karyawannya untuk digunakan sesuai dengan keperluan, yaitu keperluan urusan kantor. Bila fasilitas yang diberi oleh kantor kita salahgunakan, maka tentunya akan merugikan perusahaan dan secara tidak langsung berdampak rugi pula pada kita.

 

STUDI KASUS

JAMES W. CARUSO MEMILKI MASALAH KOMUNIKASI

 

James W. Caruso hanya memiliki empat orang karyawan di perusahaan hubungan masyarakatnya, MediaFirst PR, Atlanta. Tetapi, ia tampaknya telah berhasil dalam mengasingkan mereka.

Menurut para karyawannya, Caruso, 47, adalah seorang pria brilian yang memiliki banyak hal untuk dipelajari agar bisa menjadi seorang komunikator yang lebih baik. Gaya komunikasinya terus-menerus menjadi sumber konflik di perusahaannya. Caruso mengakui bahwa ia memiliki masalah. "saya mungkin kurang bisa memberikan pujian secara verbal (sebagaimana yang seharusnya) ketika seseorang melakukan suatu pekerjaan dengan baik. Saya adalah orang yang sangat prcaya diri. Saya tidak butuh untuk diberitahu jika saya melakukan pekerjaan dengan baik, tetapi ada orang yang membutuhkannya.

Para karyawan Caruso bisa dengan mudah mendaftar hal-hal yang telah dilakukannya yang mengganggu mereka. Ia tidak memenuhi tenggat waktu, ia melakukan pekerjaan yang buruk dalam berkomunikasi dengan klien (yang seringkali menempatkan posisi karyawan di tempat yang tidak nyaman), ia tidak sepenuhnya mendengarkan ide-ide karyawan sebelum menyuruh karyawan itu pergi, nada bicaranya seringkali terdengar merendahkan, dan ia seringkali cepat mengkritik karyawan dan kikir dalam memberikan pujian.

Pertanyaan

1.    Banyak atasan dituduh menjadi "komunikator yang buruk". Menurut anda mengapa hal ini terjadi?

2.    Pesan apa yang terkandung dalam kasus tersebut terkait hubungan antara teori pujian dan komunikasi?

3.    Apakah hal khusus yang menurut anda perlu dilakukan Caruso untuk memperbaiki keterampilan komunikasinya?

4.    Dengan mengasumsikan bahwa Caruso ingin memperbaiki diri, bagaimanakah anda akan membantunya agar ia belajar menjadi seorang komunikator yang baik?

 

Jawaban Studi kasus :

1.    Menurut kami, karena mungkin banyak atasan pintar dalam konsep keilmuannya, tetapi kurang cerdas dalam berkomunikasi. Berdasarkan kasus Caruso kita dapat melihat atasan dituduh menjadi komunikator yang buruk karena adanya beberapa masalah di diri atasan tersebut. seperti, atasan kurang dapat memberikan pujian secara verbal kepada bawahannya dan juga karena dia berfikir secara proyeksi terhadap bawahannya. Yaitu dimana dia merasa sangat percaya diri dan tidak butuh diberi tahu jika dia melakukan pekerjaan dengan baik, maka dia beranggapan kepada bawahanya pun sama, padahal perilaku seperti itu sangat salah. Dapat juga dipastikan bahwa atasan tersebut tidak memahami secara baik prinsip-prinsip dan konsep komunikasi yang baik dalam organisasi maupun hubungan individual sehingga dianggap sebagai komunikator yang buruk.

2.    Jadi hubungannya adalah pujian merupakan factor penting dalam kesuksesan berkomunikasi. Pujian (penghargaan) sebenarnya adalah hal yang paling utama untuk dapat memotivasi karyawannya. Sehingga apabila seorang atasan kikir dalam memberikan pujian, hal itu dapat membuat komunikasi antara atasan dan karyawan menjadi buruk. Oleh sebab itu atasan haruslah dapat memberikan pujian (penghargaan) kepada karyawannya agar komunikasi antara karyawan dengan atasan dapat berjalan baik dan karyawan dapat termotivasi sehingga dapat memberikan umpan balik yang lebh baik kepada atasannya.

3.    Berdasarkan masalah yang dimiliki oleh Caruso, hal khusus yang harus dilakukan unuk memperbaiki keterampilan berkomunikasinya adalah mulailah untuk dapat memberikan pujian verbal kepada para karyawannya, berusahalah untuk respect terhadap karyawannya, dan muailah untuk dapat mendengarkan masukan dari orang lain baik itu merupakkan bawahannya, dan berbicaralah tanpa cela kepada para karyawannya sehingga dengan begitu Caruso dapat melakukan komunikasi yang lebih baik dari sebelumnya.

4.    Jika Caruso ingin memperbaiki diri dalam berkomunikasi, yang akan saya lakukan untuk memberi tahu kelemahan-kelemahan komunikasi yang dia miliki, lalu memberi pengertian dan pemahaman komunikasi seperti apa yang harus dia lakukan dan yang terpenting adalah membantu dia melatih keterampilan komunikasi yang baik dan memberikan umpan balik atas upaya yang telah dia lakukan agar dia dapat selalu mengontrol dan instropeksi diri dalam hal komunikasinya.

 

Tugas Kelompok

KETIADAAN KOMUNIKASI NONVERBAL

Latihan ini akan membantu Anda untuk melihat nilai komunikasi nonverbal pada hubungan antar personal.

1.    Kelas dibagi menjadi kelompok-kelompok berpasangan (Kelompok A dan Kelompok B).

2.    Kelompok A memilih satu topic dari daftar berikut:

a.    Menjadi manajer di Timur Tengah sangat berbeda dari menjadi manajer di Amerika Utara.

b.    Tingkat perputaran karyawan dalam sebuah organisasi bisa bersifat fungsional.

c.    Sedikit konflik dalam sebuah organisasi adalah baik.

d.    Pembocor rahasia lebih banyak merugikan daripada menguntungkan organisasi.

e.    Pengusaha bertanggung jawab memberikan pekerjaan yang menarik dan menantang kepada setiap karyawan.

f.    Setiap orang harus mendaftar untuk memberikan suara.

g.    Organisasi-organisasi harus mendorong semua karyawannya untuk menjalani tes narkoba secara teratur.

h.    Mereka yang kuliah di jurusan bisnis atau ekonomi akan menjad karyawan yang lebih baik daripada mereka yang kuliah di jurusan sejarah atau bahasa inggris.

i.    Tempat anda mendapatkan gelar sarjana Anda lebih penting dalam menentukan keberhasilan karir anda daripada apa yang Anda pelajari ketika Anda berada disana.

j.    Tidak etis bagi seorang manajer untuk secara sengaja mendistorsi komunikasi guna mendapatkan hasil yang menguntungkan.

3.    Kelompok B memilih satu posisi tertentu terhadap topic ini (sebagai contoh, menentang pandangan bahwa "sedikit konflik dalam sebuah organisasi adalah baik"). Kelompok A secara otomatis mengambil posisi yang berlawanan.

4.    Kedua kelompok memiliki waktu 10 menit untuk mempertahankan posisi mereka mengenai topic yang ditentukan. Intinya adalah mereka hanya boleh berkomunikasi secara verbal. Mereka tidak diperbolehkan menggunakan gerak isyarat, mimic wajah, gerakan tubuh, atau komunikasi nonverbal lainnya. Akan lebih baik bagi setiap kelompok untuk mengikat tangan mereka selama debat untuk mengingatkan mereka akan hal yang tak boleh mereka lakukan dan untuk menunjukan wajah yang tanpa ekspresi.

5.    Setelah perdebatan selesai, bentuklah kelompok-kelompok yang terdiri atas enam hingga delapan orang dan diskusikan hal-hal berikut selam 15 menit:

a.    Seberapa efektifkah komunikasi selama perdebatan tersebut?

b.    Hambatan terhadap komunikasi apa saja yag ada?

c.    Apakah tujuan dari komunikasi nonverbal?

d.    Hubungkanlah pelajaran yang didapat dari latihan ini pada masalah-masalah yang mungkin timbul ketika berkomunikasi melalui telepon atau e-mail.

 

JAWABAN TUGAS KELOMPOK :

    Seberapa efektif komunikasi selama perdebatan tersebut?

Jawab: kurang efektif, karena komunikasi yang terjadi dalam perdebatan tersebut terkesan datar. Sehingga peluang terjadinya kesalahpahaman komunikasi cenderung lebih besar terjadi. Karena intonasi mengubah makna suatu pesan. Mimic juga menyampaikan arti. Wajah yang meggeram mengatakan sesuatu yang lain dari wajah yang menyungging senyum. Mimic wajah dengan intonasi menunjukkan arogansi, keagresifan, rasa takut, malu, dan karakteristik lainnya. Bahasa tubuh pun memberi bobot tambahan dan seringkali memperumit komunikasi verbal. Tetapi bila terhubung dengan bahasa yang diucapkan, hal ini memberikan arti yang lebih penuh pada pesan si pengirim.

    Hambatan terhadap komunikasi apa saja yang ada?

Jawab: terjadinya persepsi selektif yang negative. Persepsi selektif muncul ketika penerima informasi dari komunikasi memproyeksikan kepentingan dan harapan mereka ke dalam komunikasi. Ketika suatu komunikasi tidak diimbangi dengan mimic ataupun intonasi yang tepat, maka si penerima informasi akan menanggapi informasi tersebut dengan salah.

    Apakah tujuan dari komunikasi non verbal?

Jawab: sebagai pelengkap dalam komunikasi yang meliputi gerakan tubuh, mimic wajah, intonasi, jarak fisik, dan lainnya. Karena bahasa tubuh memiliki dua hal terpenting dalam penyampaiannya yaitu (1) sejauh mana individu menyukai orang lain dan tertarik pada pandangannya, (2) status relative yang dirasakan antara pengirim dan penerima. Bahasa tubuh pun memberi bobot tambahan dan seringkali memperumit komunikasi verbal. Tetapi bila terhubung dengan bahasa yang diucapkan, hal ini memberikan arti yang lebih penuh pada pesan si pengirim.

    Hubungkanlah pelajaran yang didapat dari latihan ini pada masalah yang mungkin timbul ketika berkomunikasi melalui telepon atau e-mail!

Jawab: komunikasi non verbal pun sangat penting diterapkan bukan hanya saat berkomunkasi secara langsung (face to face), tetapi juga ketika pembicaraan yang terjadi secara tidak langsung. Contohnya saat orang melakukan komunikasi dengan menggunakan media telepon. Selain kelancaran berbicara verbal, kelancaran dalam non verbal pun sangat diperlukan. Kita bisa menunjukkan ekspresi kita saat senang, marah, atau sedih ketika orang lain menyampaikan pesan kepada kita dengan melibatkan intonasi dalam komunikasi kita dalam telepon. Sedangkan komunikasi melalui e-mail pun ternyata penting pula untuk selalu menggunakan komunikasi non verbal. Dalam e-mail kita mengenal apa yang disebut smiley, yaitu icon-icon yang mewakili perasaan kita ketika berkomunikasi dengan orang lain. Contoh smiley yang menunjukkan senang , atau smiley yang menunjukkan sedih , dan lainnya.

 

BAB IV

KESIMPULAN

Jadi kita sebagai mahasiswa harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, Karena dengan komunikasi yang baik kita dapat meminimalkan distorsi yang terjadi dalam komunikasi. Dengan begitu, semakin besar kemungkinan bahwa tujuan, umpan balik, dan pesan-pesan manajemen lainnya akan diterima sebagaimana yang kita maksud. Dalam berkomunikasi penggunaan saluran-saluran komunikasi vertical, lateral, dan informal yang ekstensif akan meningkatkan aliran komunikasi, mengurangi ketidak pastian, serta memperbaiki kinerja dan kepuasan kelompok. Kita juga dapat mengasumsikan bahwa ketidaksesuaian antara komunikasi verbal dan nonverbal akan meningkatkan ketidakpastian dan menurunkan kepuasan.

Kami juga melihat bahwa proses komunikasi mewakili suatu pertukaran pesan, apapun yang diharapkan si pengirim dalam pesannya tersebut, pesan yang dibaca sandinya dalam pikiran penerima mewakili realitasnnya sendiri. "Realitas" inilah yang menentukan kinerja, bersama dengan tingkat motivasi dan tingkat kepuasan individu yang bersangkutan. Isu motivasi sangatlah penting, sehingga kita mesti secara singkat meninjau bagaimana komunikasi memiliki peran sentral dalam menentukan tingkat motivasi seseorang.

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Stephen P. Robbins, Thimothy A. Judge, Perilaku Organisasi (organizational Behavior) buku 2, Pearson Education, Salemba Empat , 2004

Jack Canfield, The Succes Principles, PT. GRAMEDIA, 2008

Read More ..

Peranan sistem informasi SDM

Prinsip Pengelolaan SDM

1. Perencanaan SDM
   

   Meliputi perencanaan kualitas dan kuantitas SDM serta kegiatan perancangan pekerjaan bagi SDM (Job Design). Perencanaan kualitas ini meliputi tingkat pendidikan, skill, pengalaman, usia dan lain-lain untuk masing-masing jabatan dalam struktur organisasi tersebut. Setelah mengetahui kebutuhan kualitas karyawan, maka kita membuat perencanaan kuantitas adalah merancang berapakah batas minimal jumlah karyawan kita di masing-masing jabatan dan wilayah kerja. Setelah itu, baru kita membuat job discription dari masing-masing jabatan/posisi sesuai dengan struktur organisasi perusahaan.
   

2. Perolehan dan Penempatan Sumber Daya Manusia
   

   Bagian ini meliputi rekruitment, seleksi dan penempatan. Rekruitment pada dasarnya merupakan aktivitas untuk mencari dan memperoleh pekerjaan yang terdapat di dalam perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan kualitas yang ditentukkan dan sesuai dengan ciri intrapreneurship. Mengingat rekruitment adalah bidang yang sangat penting, karena rekruitment adalah "pintu gerbang" kita guna mewujudkan SDM pekerja pengetahuan, maka harus dibuat sistem rekruitment yang sangat efektif dan efesien. Aktivitas berikutnya setelah rekruitment adalah penempatan karyawan di posisi masing-masing. Sebelum mulai kerja, ada baiknya mereka diberikan orientasi pekerjaan yang menjelaskan secara rinci dan runtut apa-apa yang harus mereka kerjakan dan dengan siapa-siapa mereka harus berhubungan dan berkomunikasi.
   

3. Pengembangan Sumber Daya Manusia
   

   Bidang ini meliputi pengembangan karir (penugasan) dan pengembangan kemampuan kerja. Pengembangan karir berkaitan dengan penyusunan jalur karir yang merupakan urut-urutan posisi (jabatan) sesuai dengan struktur organisasi. Sedangkan Pengembangan kemampuan kerja adalah cara-cara kita untuk meningkatkan kemampuan karyawan baik secara informal maupun formal
   

4. Perancangan sistem penilaian kinerja karyawan
   

   Perancangan sistem penilaian kinerja pada dasarnya merupakan perancangan suatu sistem formal dan terstruktur untuk mengukur dan mengevaluasi tidak hanya hasil kerja tetapi juga sikap, perilaku, pengetahuan dan keterampilan/keahlian kerja SDM
   

   
    

Tolok Ukur Efektivitas Pengelolaan SDM

Secara umum fungsi dan peran SDM dalam organisasi dimulai dari hal-hal yang menyenangkan seperti pengadaan, pemeliharaan dan ada saatnya untuk melakukan aktivitas evaluasi. Semua itu berujung pada tindakan-tindakan yang kurang menyenangkan seperti evaluasi kinerja dan pemutusan hubungan karyawan.

Memang tiap-tiap organisasi mempunyai tolok ukur sendiri-sendiri dalam mengelola SDM-nya, dilandasi atas tingkat urgensi dari kebutuhan organisasi tersebut. Ada organisasi yang meletakkan perencanaan SDM sebagai aspek yang paling penting dalam pengelolaan SDM. Ada juga organisasi yang meletakkan fungsi pemeliharaan sebagai aspek terpenting. Namun, ada juga organisasi yang melihat fungsi terakhir dari pengelolaan SDM, yaitu evaluasi sebagai yang terpenting, terutama jika organisasi tersebut dalam masa-masa kejenuhan.

Di era globalisasi, kemajuan teknologi dan kecepatan arus informasi yang semakin tidak terbendung seolah mengarahkan organisasi pada perubahan secara besar-besaran. Ada organisasi yang meletakkan fungsi pemeliharaan pada urutan tertinggi pada pengelolaan SDM-nya, seperti training besar-besaran pada sistem operasi komputer. Ada juga organisasi yang melihat bahwa keadaan ini adalah tantangan pada aspek perencanaan, seperti rekruitmen, dimana para rekruiter diharapakan dapat meletakkan syarat yang tinggi pada para kandidat dalam keahlian IT.

Namun, ada juga organisasi yang justru menggenjot sistem evaluasi kinerjanya agar karyawannya lebih kompetitif dalam menyikapi perkembangan IT tersebut. Dari beberapa contoh di atas dapat kita lihat bagaimana organisasi dengan kebutuhan mereka sendiri-sendiri meletakkan pengelolaan SDM-nya dalam urutan kebutuhan organisasi mereka.

Pengelolaan SDM yang efektif sangat tergantung pada desain perencanaan organisasi tersebut. Selain perencanaan jangka pendek yang berorientasi pada pencapaian tujuan organisasi pada kegiatan operasional, perencanaan jangka panjang juga harus diperhatikan. Pengalaman saya dalam kegiatan-kegiatan konsultasi SDM di Jawa Timur membuahkan sebuah kesimpulan bahwa sebagus apa pun perencanaan jangka pendek dan panjang sebuah organisasi, jika tidak disertai dengan keinginan untuk refleksi diri terhadap keaadan riil organisasi, tetap akan mengalami hambatan.

Untuk dapat merancang pengelolaan SDM dengan baik sebenarnya bisa dimulai dengan konsep merancang 3J, yakni Job Description, Job Specification dan Job Analysis sebaik mungkin. Dari 3J ini saya beranggapan Job Analysis-lah penentu efektif atau tidaknya pengelolaan SDM di dalam sebuah organisasi. Asumsinya, bagaimana sedini mungkin merancang cakupan kerja, lingkungan kerja, tanggung jawab kerja, harapan kerja serta kebutuhan kerja agar nantinya sesuai dengan kebutuhan organisasi

Kegiatan Job Analysis yang baik haruslah didasarkan pada tersedianya dokumen-dokumen yang valid dan up-to date (baik terkini serta memperhatikan adanya perubahan lingkungan). Selain itu, "penilai" dan "pengisi" dari kegiatan Job Analysis harus mengisi apa adanya, seobjektif mungkin, jauh dari kepentingan apa pun. Jika syarat ini sudah dipenuhi, di masa yang akan datang kegiatan pengelolaan SDM pada fungsi-fungsi berikutnya seperti pemeliharaan (training, penggajian, gaji) dan fungsi evaluasi (evaluasi kinerja, pemutusan hubungan kerja) akan berjalan dengan efektif.

Jika kegiatan Job Analysis dilakukan dengan benar maka diharapkan fungsi-fungsi SDM lainnya akan berjalan dengan sendirinya, mengikuti bagaimana perubahan dari Job Analysis-nya. Intinya, bagaimana ketersediaan dokumen Job Analysis yang up-to date dan dievaluasi secara berkala. Saya tidak berasumsi bahwa fungsi SDM lainnya tidak penting. Yang terpenting, bagaimana meletakkan fondasi ini (Job Analysis) pada urutan yang urgent dan harus dievaluasi secara berkala.

Rata-rata organisasi melakukan perombakan evaluasi pada kegiatan Job Analysis pada kisaran satu tahunan. Bahkan, ada yang lima tahun tidak mengubah dokumen ini --bisa dibayangkan apa yang terjadi dalam waktu sepanjang itu? Sedangkan, satu tahun pun tentu banyak sekali perubahan di luar. Memang, sepertinya hal ini memakan biaya yang banyak, tapi saya percaya bahwa biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan ini tidak sebanyak jika organisasi salah mendesain fungsi pengelolaan SDM-nya.

Pada akhirnya, walaupun kegiatan SDM selalu diakhir dengan kegiatan yang menyakitkan sekali pun, semua orang akan legawa dan menerima konsekuensinya, jika organisasi memenuhi syarat ini: tersedianya kegiatan Job Analysis secara berkala dan memenuhi syarat-syarat di atas

Praktik-Praktik Pengelolaan SDM untuk Keunggulan Bersaing

Sukses bersaing organisasi bisa dicapai dengan pengelolaan SDM potensial yang dimilikinya. SDM bisa dijadikan sebagai sumber keunggulan kompetitif lestari serta tidak mudah ditiru pesaing karena (Pfeffer, 1995):

1. Sukses bersaing yang diperoleh dari pengelolaan SDM secara efektif tidak setransparan mengelola SDM lainnya, seperti melihat komputerisasi sistem informasi yang terdiri atas semikonduktor dan sejumlah mesin pengontrol.
   
2. Bagaimana SDM dikelola dipengaruhi oleh budaya. Budaya organisasi akan mempengaruhi ketrampilan, kemampuan SDM, serta kesesuaiannya dengan siste yang ada
   

 

Sedangkan menurut Pfeffer (1995) menegaskan bahwa suatu keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan secara efektif. Hal ini dapat diperoleh dengan menerapkan praktik-praktik berikut secara saling berkaitan karena sulit untuk menangani suatu tindakan bila hanya diterapkan secara terpisah.

• ¨ Keselamatan kerja (employment security). Employment security untuk menghadapi tekanan akan perlunya kehati-hatian dan selektivitas yang tinggi dalam mempekerjakan manusia. Lebih jauh employment security mendorong keterlibatan karyawan karena karyawan akan lebih termotivasi untuk memberikan kontribusi mereka terhadap proses pekerjaan.
  
• ¨ Keselektifan dalam perekrutan (selective in recruiting), merupakan jaminan dalam pekerjaan dan kepercayaan pada sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan untuk meraih keunggulan bersaing. Ini berarti dibutuhkan kehati-hatian dalam memilih orang yang tepat, dengan cara yang benar. Dalam praktiknya persahaan melakukan proses perekrutan sangat cermat didasarkan atas keinginan perusahaan untuk sukses dalam persaingan. Di sisi lain, banyak juga proses penyaringan dilakukan untuk menemukan orang yang dapat bekerja dengan baik dalam suatu lingkungan baru, dapat belajar dan berkembang, sehingga membutuhkan supervisi yang lebih sedikit.
  
• ¨ Tingkat upah yang tinggi (high wages). Perusahaan yang ingin mempekerjakan tenaga kerja yang sangat kompeten, pemberian upah atau gaji yang lebih tinggi merupakan salah satu faktor kunci. Tingkat upah yang tinggi akan memberikan kemampuan lebih selektif dalam menemukan orang yang dapat dilatih dan bertanggung jawab terhadap organisasi. Upah yang tinggi merupakan hal yang paling penting karena akan memberikan kesan bahwa organisasi sangat menghargai karyawannya.
  
• ¨ Pemberian insentif (incentive pay). Sudah merupakan suatu tendensi bahwa uang sering digunakan untuk memecahkan masalah organisasional. Karyawan dimotivasi oleh faktor-faktor yang melebihi uang seperti pengakuan, jaminan, perlakuan yang adil, dan semuanya memberikan pengaruh yang besar terhadap individu.
  
• ¨ Hak kepemilikan karyawan (employee ownership), memberikan dua keuntungan yaitu karyawan yang memiliki keinginan terhadap kepemilikan dalam organisasi tempat mereka bekerja , dan adanya konflik yang lebih sedikit antara modal dan tenaga kerja. Penerapan employee ownership yang efektif dapat mensejajarkan keinginan karyawan dengan pemegang saham, dengan cara membuat karyawan sebagai pemegang saham juga. Kedua, employee ownership menempatkan saham pada karyawan yang cenderung untuk mengambil suatu gambaran jangka panjang organisasi, strategi organisasi, kebijakan investasi, dan manuver keuangan lainnya.
  
• ¨ Information sharing. Jika sumber daya yang dimiliki perusahaan merupakan sumber keunggulan bersaing, maka sangat jelas bahwa mereka harus memiliki informasi yang dibutuhkan untuk melakukan apa yang diisyaratkan bagi tercapainya suatu kesuksesan. Salah satu alasan yang potensial bagi perusahaan untuk tidak menyingkapkan informasi pada sejumlah besar karyawan adalah terdapat kemungkinan bahwa informasi tersebut akan bocor sampai pada pesaing.
  
• ¨ Partisipasi dan pemberdayaan (participation and empowerment). Dengan adanya informasi yang diketahui bersama pada semua tingkat organisasional, merupakan suatu kondisi awal yang diperlukan bagi sistem kerja yang berhasil, mendorong desentralisasi dalam pengambilan keputusan, dan memberikan keleluasaan bagi pekerja untuk berpartisipasi, dan pemberdayaan dalam pengendalian proses pekerjaan mereka sendiri. Kepuasasan karyawan dan produktivitas kerja akan semakin meningkat dengan meningkatnya partisipasi karyawan.
  
• ¨ Pengelolaan tim secara mandiri (self managed team). Organisasi yang memiliki suatu tim yang kuat dan tangguh , cenderung memperoleh hasil yang memuaskan. Keuntungan yang diperoleh pada organisasi yang memiliki self managed team diantaranya adalah berkurangnya pembelian, penugasan karyawan, dan produksi, karena semuanya dapat ditangani oleh tim kerja yang sudah terkelola dengan baik.
  
• ¨ Pelatihan dan pengembangan ketrampilan (trainning and skill development). Merupakan suatu bagian yang integral dari sistem kerja yang paling baru, merupakan komitment yang lebih besar terhadap pentingnya pelatihan dan pengembangan SDM. Pelatihan akan memberikan hasil yang positif hanya jika pekerja yang dilatih mendapatkan kesempatan untuk menggunakan keahlian tersebut. Disamping perlunya pelatihan dan pengembangan bagi pekerja dan manajer, juga dibutuhkan perubahan struktur kerja, yaitu dengan memberikan kepada mereka keleluasaan untuk melakukan segala sesuatunya secara berbeda. Pelatihan tidak hanya menunjukkan komitmen
  
• perusahaan terhadap karyawan, tetapi juga memastikan bahwa fasilitas akan tetap dilengkapi dengan orang-orang yang memiliki kualifikasi yang tinggi, yang secara lebih spesifik telah telah dilatih untuk pekerjaan mereka yang baru.
  
• ¨ Cross Utilization and Cross Trainning. Dengan adanya orang yang melakukan pekerjaan ganda, akan memiliki sejumlah keuntungan potensial bagi perusahaan. Dengan melakukan sesuatu lebih banyak dapat membuat pekerjaan yang dilakukan lebih menarik. Adanya keragaman dalam pekerjaan mengijinkan adanya suatu perubahan yang cepat dalam aktivitas, dan secara potensial akan memberikan perubahan kemampuan karyawan untuk berhubungan dengan sesama. Masing-masing bentuk keragaman ini dapat membuat kehidupan kerja lebih menantang
  

Read More ..